Responsable du traitement
Le responsable des traitements décrits sur cette page est PERENAE Société par Actions Simplifiée, immatriculée sous le numéro 107 352 262 R.C.S. Lyon, dont le siège social est situé 7 avenue Joannes Masset, 69009 Lyon, France.
Toute question relative aux données personnelles peut être adressée à contact@perenae.fr ou au 04 82 53 30 03. Aucun délégué à la protection des données n’est désigné à ce jour.
Cette politique couvre le site public www.perenae.fr et l’application destinée à être accessible à l’adresse app.perenae.fr. Tant que cette dernière n’est pas ouverte en production, le site public traite uniquement les données décrites dans la section suivante. Les autres traitements ne s’appliquent qu’à compter de l’activation des fonctions correspondantes.
Données traitées sur le site public
Le site public limite la collecte aux informations nécessaires à son fonctionnement et au traitement des demandes reçues.
| Traitement | Données | Finalité et base juridique |
|---|---|---|
| Demande d’accès | Prénom, adresse e-mail, parcours souhaité et échanges utiles | Répondre à votre demande et préparer, à votre initiative, les étapes précédant un éventuel contrat |
| Assistance et contact | Coordonnées et contenu de la demande | Répondre à la demande, au titre du contrat lorsqu’il existe ou de l’intérêt légitime de PÉRÉNAE à assurer son assistance |
| Sécurité du site | Journaux techniques minimisés, adresse IP, date, action et informations sur le navigateur | Prévenir les abus, diagnostiquer un incident et protéger le service, sur le fondement de l’intérêt légitime |
Le formulaire de demande d’accès n’est pas destiné à recevoir des documents successoraux, des actes, ni des informations sensibles. Aucun compte et aucun dossier successoral ne sont créés par le seul envoi de ce formulaire.
Données traitées dans l’application
Lorsque l’accès à l’application est ouvert, PÉRÉNAE traite les catégories de données suivantes, dans la mesure nécessaire au parcours choisi :
- les données de compte, d’authentification et de contact, afin de créer et sécuriser l’accès au service ;
- les informations de facturation, références de paiement et pièces comptables, afin d’exécuter le contrat et respecter les obligations comptables ;
- les informations du dossier concernant son propriétaire, la personne concernée ou décédée, les héritiers, proches, notaire et organismes destinataires, afin de préparer les démarches sélectionnées ;
- les documents et leurs métadonnées, les données extraites par OCR, les corrections et validations, afin d’assister la saisie et la préparation des courriers ;
- les courriers, pièces choisies, destinataires, confirmations, statuts d’envoi et justificatifs de LRAR, afin d’exécuter et prouver les actions expressément demandées ;
- les invitations, rôles, droits accordés, révocations et actions sensibles, afin de permettre une collaboration contrôlée et de protéger le dossier.
Ces traitements reposent principalement sur l’exécution du contrat, les mesures précontractuelles demandées, les obligations légales de PÉRÉNAE et son intérêt légitime à sécuriser et défendre le service. Un consentement distinct est demandé lorsqu’il constitue la base appropriée, notamment pour un partage facultatif avec un notaire ou une communication commerciale optionnelle.
Certains documents peuvent révéler des données particulièrement sensibles. PÉRÉNAE ne demande pas de telles informations par principe : seules les données strictement nécessaires à une démarche doivent être déposées. Lorsqu’une catégorie particulière de données est indispensable, l’information et, si la réglementation l’exige, le consentement explicite correspondant doivent être recueillis avant son traitement.
L’OCR fournit uniquement une aide à la saisie. Aucune donnée extraite n’est utilisée dans un courrier sans vérification humaine par un utilisateur autorisé, et aucune décision produisant un effet juridique n’est prise automatiquement par PÉRÉNAE.
Données obtenues auprès d’un tiers
Le propriétaire d’un dossier peut renseigner des informations sur une personne concernée ou décédée, un héritier, un proche, un notaire ou un destinataire. L’origine de ces données est alors le propriétaire du dossier ou, lors d’une transition après décès, la personne qui demande cette transition.
Un héritier préalablement choisi par l’utilisateur initial peut demander le passage du dossier Anticipation au parcours Après décès. À défaut, PÉRÉNAE peut vérifier cette demande à partir de preuves établissant la filiation ou, plus largement, la qualité pour agir, idéalement fournies ou confirmées par un notaire. Les pièces de vérification sont limitées à ce qui est nécessaire ; elles sont supprimées après la vérification ou isolées sous une forme minimale lorsqu’une preuve de la décision doit être conservée.
Lors du premier contact avec une personne vivante invitée, PÉRÉNAE lui fournit l’information requise sur le dossier, l’identité de l’invitant, les catégories de données, les finalités et ses droits, au plus tard dans le délai prévu par l’article 14 du RGPD, sauf exception légale. La CNIL présente ces règles dans son guide sur l’information des personnes.
Données relatives à une personne décédée
Le RGPD protège les personnes vivantes. Le traitement des données d’une personne décédée reste néanmoins encadré en France, notamment par les directives qu’elle a pu laisser et par les droits reconnus à certaines personnes après son décès.
PÉRÉNAE tient compte des directives valables portées à sa connaissance et vérifie la qualité d’une personne demandant l’accès, la clôture ou la transmission d’un dossier. Plus d’informations sont disponibles aux articles 84 et 85 de la loi Informatique et Libertés publiée par la CNIL.
Personnes autorisées et destinataires
Les données sont accessibles aux seules personnes qui en ont besoin pour leur mission au sein de PÉRÉNAE, aux utilisateurs autorisés selon leur rôle et aux prestataires nécessaires au service.
- le propriétaire du dossier conserve la maîtrise des autorisations ;
- un proche autorisé peut consulter ou réaliser les actions prévues par les droits qui lui sont accordés, notamment modifier des informations, déposer des documents, valider un courrier ou confirmer un envoi de LRAR ;
- lorsque cet accès est activé, un notaire choisi peut consulter et télécharger les éléments autorisés en lecture seule. L’accès reste facultatif et révocable ;
- les organismes destinataires et le prestataire postal reçoivent uniquement les informations et pièces nécessaires à l’envoi expressément confirmé.
PÉRÉNAE ne vend ni ne loue les données personnelles. Une autorité peut toutefois en recevoir lorsque la loi l’impose ou lorsqu’une demande légalement fondée le justifie.
Prestataires, hébergement et transferts
PÉRÉNAE s’appuie sur des prestataires spécialisés. Leur périmètre exact, leur région de traitement et leurs garanties sont contrôlés dans les comptes de production et les documents contractuels. Une région d’envoi européenne ne signifie pas nécessairement que toutes les données d’un fournisseur restent dans l’Espace économique européen.
| Prestataire | Rôle | Localisation et réserves |
|---|---|---|
| Hostinger | Hébergement du site public www.perenae.fr | Hostinger International Limited, Chypre ; centre de données, sous-traitants et éventuels transferts vérifiés selon le plan et le DPA effectivement souscrits pour la production |
| Vercel | Hébergement prévu pour l’interface de l’application app.perenae.fr | Infrastructure internationale ; garanties contractuelles applicables aux éventuels transferts hors EEE, à confirmer avant l’ouverture de l’application en production |
| Convex / Better Auth | Données applicatives, backend et authentification | Infrastructure cloud ; région effective et transferts contrôlés selon le déploiement et le DPA de production |
| Cloudflare R2 | Stockage privé des documents originaux | Bucket soumis à la juridiction de données européenne configurée par PÉRÉNAE |
| Google Cloud Vision | Extraction OCR destinée à être vérifiée | Endpoint européen configuré pour l’OCR |
| Stripe | Paiement et remboursement lors de l’ouverture payante | Stripe Payments Europe ; transferts internationaux possibles dans le cadre de son DPA. PÉRÉNAE ne reçoit pas les données complètes de carte bancaire |
| Resend | E-mails transactionnels | Prestataire américain ; la région d’envoi européenne configurée n’emporte pas une résidence intégrale dans l’EEE |
| Merci Facteur | Impression, affranchissement et suivi des LRAR confirmées lorsque le périmètre contractuel de production autorise la transmission | Prestataire français ; localisation technique, sous-traitants et durées régis par les conditions contractuelles applicables. À défaut de validation pour une pièce sensible, le téléchargement manuel reste privilégié |
Lorsqu’un traitement implique un transfert hors de l’EEE, PÉRÉNAE s’appuie sur le mécanisme juridique applicable, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types, et complète ces garanties lorsque le risque le requiert.
Durées de conservation
PÉRÉNAE limite la conservation à la durée nécessaire à chaque finalité. Les opérations d’échéance peuvent être contrôlées manuellement ou automatisées : cette politique ne signifie pas qu’une suppression est déclenchée par un mécanisme automatique dans tous les cas.
| Catégorie | Durée retenue |
|---|---|
| Demande d’accès et échanges précontractuels | 12 mois au maximum après le dernier échange, puis suppression ou anonymisation |
| Compte et dossier actif | Pendant la relation et tant que le dossier reste actif, sans expiration automatique fondée sur le seul écoulement du temps |
| Dossier et documents après clôture | Accès révoqués dès confirmation de la clôture ; suppression des données actives au plus tard sous 30 jours, hors exception légale ou probatoire |
| Résultat OCR brut | Jusqu’à sa revue, son rejet ou son remplacement, et au maximum 30 jours après l’extraction |
| Brouillon PDF non envoyé | Jusqu’à son remplacement ou 90 jours après sa génération |
| Preuves d’un envoi confirmé | Pendant la durée nécessaire à la preuve du service, sans dépasser 5 ans sauf litige, obligation ou prescription plus longue applicable |
| Journaux techniques et de sécurité | 12 mois glissants, sauf gel ciblé et justifié |
| Invitation non acceptée | 30 jours après son expiration |
| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné |
| Sauvegardes techniques | Rotation maximale de 90 jours, sans réintégration d’une donnée supprimée dans la base active |
La limite de 12 mois applicable aux demandes d’accès constitue un engagement opérationnel de PÉRÉNAE : elle doit être appliquée aux outils de réception et de suivi, même lorsque le contrôle de l’échéance est manuel.
Une obligation légale, un contentieux, une demande d’autorité ou un incident de sécurité peut imposer l’isolement temporaire des seules données nécessaires. Leur accès est alors restreint jusqu’à l’expiration du motif de conservation.
Vos droits
Selon votre situation et la base juridique du traitement, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer à certains traitements, recevoir les données portables et retirer un consentement à tout moment. Le retrait d’un consentement ne remet pas en cause les traitements licites déjà réalisés.
La demande peut être envoyée à contact@perenae.fr. PÉRÉNAE vérifie d’abord l’identité à partir de la session authentifiée. Une pièce d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et sa copie n’est pas conservée au-delà de cette vérification.
PÉRÉNAE répond dans un délai maximal d’un mois, sauf prolongation autorisée par le RGPD et portée à votre connaissance. La CNIL explique comment exercer vos droits.
Réclamation auprès de la CNIL
Si, après avoir contacté PÉRÉNAE, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une plainte à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Évolution de cette politique
La date et la version publiées avec cette politique permettent d’identifier le texte applicable. Toute modification substantielle fera l’objet d’une information adaptée avant son entrée en vigueur lorsque cela est nécessaire.